Office 365:n potentiaali

Meillä jokaisella on mielipiteemme Microsoft Office -ohjelmistoista ja ne ovat useimmille meistä enemmän tai vähemmän tuttuja. Luultavasti jokainen tietokonetta käyttänyt, on joskus kohdannut seuraavat ohjelmat: Word, PowerPoint, Excel, Outlook ja OneNote.

Nämä ohjelmat on todella monella käyttäjällä niin kotona kuin yrityksissäkin asennettu koneelle ns. kertalisenssinä eli ohjelmiston voi asentaa vain yhteen koneeseen kerrallaan.

Pykälän parempi vaihtoehto on Office 365 (O365), josta löytyy useita variaatioita niin kotiin, oppilaitoksille kuin yrityksillekin. Suurin ero peruskäyttäjälle on, että ohjelmisto päivittyy jatkuvasti eli on aina ajan tasalla ja käyttäjällä on mahdollisuus jatkaa työskentelyä eri laitteella samasta kohdasta, johon oli viimeksi jäänyt. Samoin monessa lisenssivaihtoehdossa on mahdollisuus asentaa ohjelmistot useammalle laitteelle per käyttäjä.

 

Eikä tässä vielä kaikki

Nykyiset Office 365 -lisenssit ovat etenkin yrityspuolella todella monipuolisia palvelukokonaisuuksia. PK-sektorille yleisimmät lisenssit ovat O365 Business Essentials, Business ja Business Premium. Suurempiin yrityksiin tai monipuolisempia toiminnallisuuksia hakevien yritysten lisenssit ovat Enterprise-lisenssejä (E1, E3 ja E5). Oma lukunsa ovat vielä Microsoft 365 (M365) lisenssit, joihin sisältyy O365:n lisäksi kattavammat tietoturva- ja hallintaominaisuudet (laitteet sekä ohjelmistot) sekä Windows 10 Pro -käyttöjärjestelmä. M365:n ja O365:n eroista voisin kirjoittaa toiste erikseen. Kevyt kosketus aiheeseen löytyy tästä vanhasta kirjoituksestani:
https://www.linkedin.com/pulse/pk-yrityksen-it-haasteet-lasse-laitinen/.

 

Kaiken edellä mainitun lisäksi useimmissa O365 -yrityslisensseissä tulee mukana pitkä lista toiminallisuuksia ja palveluita, joista etenkin PK-yritykselle hyödylliset löytyvät Business Premium -tilauksesta järkevään hintaan:

• Microsoft Exchange -postilaatikko eli yrityksen omalla domainilla (@yritys.jotain) varustettu sähköpostiosoite, josta käytännössä aina maksetaan erikseen jollekin toiselle palveluntarjoajalle. Tämä siis sisältyy kunkin käyttäjän tilaukseen. Esimerkkinä mainitussa Premium-tilauksessa postilaatikon koko on 50Gt.
  Kun käytössä on Exchange-postilaatikot, niihin on mahdollista tilata edullisesti myös salattu sähköposti ja tiedostojen jakamista turvaava palvelu eli Azure Information Protection. Näin yrityksessä voidaan turvata esim. GDPR:n mukainen sähköpostien käsittely.
• Microsoft Teams yrityksen sisäiseen tiedottamiseen ja keskusteluun, etäpalavereihin (myös yrityksen ulkopuolelle) ja yhteisten tiedostojen jakamiseen. Kukin käyttäjä näkee ja pääsee käsiksi vain niihin ryhmiin ja tiedostoihin, joihin hänet on määritelty.
  Teams on kuin yrityksen sisäinen some ja palvelu kehittyy jatkuvasti monipuolisemmaksi. Teams tulee jollain aikatalululla korvaamaan Skypen, joten en mainitse sitä tässä erikseen.

•  Henkilökohtainen 1Tb Microsoft OneDrive for Business -pilvitallennustila, jota kannattaa käyttää tallennuspaikkana sikäli kun haluaa käyttää samoja tiedostoja eri laitteilla. OneDrivessa olevia tiedostoja voi lukea ja käyttää vain tilin omistaja, joka voi tosin jakaa yksittäisiä tiedostoja tai kansioita muille käyttäjille.
  Yrityksellä on kuitenkin hallinta käyttäjän tiliin, joten työsuhteen päättyessä yritys voi lopettaa ja/tai estää tilin käytön.

• Koko yrityksen laajuinen intranet ja ryhmätyötila, Microsoft SharePoint, joka ”keskustelee” myös Teamsin kanssa. Näin Teamsin tiedostot löytyvät myös Sharepointista ja päinvastoin. Kuten Teamsissäkin, myös täällä käyttäjät näkevät ja pääsevät käsiksi vain niihin ryhmiin ja tiedostoihin, kuin heille on määritelty. SharePoint on pakasta vedettynä melkoisen karu ja mukavaksi muokkaaminen vaatii hieman enemmän työtä ja osaamista kuin Teams.
  SharePoint mahdollistaa erittäin paljon erilaisia automatisoituja toimintoja yhdessä Microsoft Flow’n, Formsin ja PowerAppsin kanssa.

• Microsoft Bookings -ajanvarauspalvelua käyttämällä yrityksen ei tarvitse ostaa erillistä ohjelmistoa palveluiden ajanvaraukseen, vaan sekin kuuluu tilauksen hintaan ja on äärimmäisen helposti hallittavissa. Bookings on suoraan yhteydessä kunkin palveluun merkityn työntekijän Outlook-kalenteriin ilman integraatio- tai rajapintaongelmia. Käyttäjän tehtäväksi jää huolehtia kalenterinsa oikeasta täyttämisestä, jottei asiakas voi varata aikaa kuin aidosti vapailta ajoilta.

• Microsoft StaffHubin avulla voidaan hallita päivittäisiä tehtäviä sekä aikatauluja eli luoda helposti työvuorolistoja, jotka ovat yhteydessä niin Outlook-kalenteriin kuin SharePointiinkin. Taas ilman erillistä ohjelmistoa ja integraatioita, kuten muidenkin mainittujen palveluiden tapauksessa.

• Microsoft Plannerilla huolehti tehtäviä, projekteja ja yhteisyötä monelle tutun Trellon tapaan, mutta ilman erillisiä ohjelmistoja. Jälleen yhteydet muihin Office-sovelluksiin ovat valmiina olemassa.

• Microsoft Formsilla voit luoda helposti kyselyitä niin henkilökunnalle kuin asiakkaillekin, tietovisoja tai luoda jopa helposti täytettävän lomakkeen yhteydenottoihin tai tikettien luomiseen.

 

Melkoinen kokoelma toiminnallisuuksia, jotka oikein käytettynä säästävät yrityksessäsi aikaa, helpottavat kommunikaatiota ja keventävät rutiininomaisiin tehtäviin kuluvaa aikaa.

Kaikki edellä kuvatut toiminnot kytkeytyvät luonnollisesti myös useisiin muihin ohjelmistoihin ja palveluihin, kuten Microsoft Dynamics 365:een sekä lukemattomaan määrään muiden kuin Microsoftin ohjelmistoihin, jolloin parhaimmillaan Dynamicsin tapaan pystyt tekemään kaiken seuraavan suoraan Outlook -sähköpostiohjelmastasi poistumatta siitä kertaakaan:

• Pidät yhteyttä asiakkaisiisi niin sähköpostilla, puhelimitse kuin somessakin
• Vastaat tarjouspyyntöön ja teet tarjouksen sekä otat vastaan asiakkaan tilauksen.
• Lähetät tilauksen tukkurille tms. tuotteista ja keinoäly ehdottaa tilaamaan myös muita saman toimittajan tuotteita, jotka ovat vähissä suhteessa viimeaikaiseen myyntiisi.
• Otat tilaukset vastaan varastoosi.
• Toimitat tilauksen asiakkaallesi.
• Lähetät laskun asiakkaallesi.

 

Miten saan kaiken tuon käyttöön yrityksessäni?

Yrityskäyttöön tarkoitettuja Office 365-lisenssejä myydään lähes joka luukulta, mutta iso osa jälleenmyyjistä ei tarjoa asennusta tai tukea ohjelmiston käyttöön. Yleensä nämä tilaukset ovat sitovia, vuosihintaisia lisenssejä. Osa palveluntarjoajista tarjoaa Officen toistaiseksi voimassa olevana, kuukausihintaisena palveluna, johon sisältyy Microsoftin tuen lisäksi myös toimittajan oma tuki. Jos tarkoitus on hyödyntää edellä kerrottuja lisäominaisuuksia, tämä seikka kannattaa ottaa huomioon.

Itse Office 365:n asentaminen ja perinteisten ohjelmistojen asentaminen sekä käyttöönotto onnistuvat liki keneltä tahansa.Bookings, Teams ja Forms ovat erittäin helppoja ja yksinkertaisia saada selkeiksi ja toimiviksi lähes keneltä tahansa.

Jos taas muita toimintoja lisäpalveluita on toive ottaa täydellä teholla käyttöön, useimmat meistä tarvitsevat siihen ammattilaisen apua – joko yrityksen sisältä tai luotettavalta IT-kumppanilta. Yksinkertaisinta toiminnallisuuksien kehittäminen on, jos ohjelmiston toimittaja pystyy tuottamaan lisätoiminnat – mielellään kohtuullisin kustannuksin.

 

Kiinnostuitko helpottamaan yrityksesi arkea edellä kuvaamillani palveluilla ja ominaisuuksilla? Ota siis rohkeasti yhteyttä, niin kartoitetaan tarpeenne ja etsitään niihin parhaiten toimivat ratkaisut – tai rakennetaan sellaiset teille.
https://dgsatait.datagroup.fi/fi/asiakkaille/yhteystiedot/palveluiden-ajanvaraus

Ai mitä nämä maksavat? Kuukaushintaisina palveluina hinnat ilman räätälöintiä alkavat verottomina 5,10 eurosta per käyttäjä per kuukausi (Business Essentials) ja kaikki artikkelissa kuvatut Officen toiminnat sisältävä Business Premium vastaavasti 12,60€/käyttäjä/kk.

 

P.S. Jos Office- ja Microsoft-maailman mahdollisuudet kiinnostavat, suosittelen lukemaan  Timo Pertilän blogia.

Advertisement